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Einführung von Softwarelösungen

(Beratung und Coaching, keine technische Beratung)


 

Wie kann ich Ihnen helfen ...

Als Einrichtung und Organisation im Gesundheits- und Sozialwesen stehen Sie immer häufiger vor der Entscheidung, welche Software btw. welche Systeme Sie einsetzen. Zwischenzeitlich gibt es eine Vielzahl von Softwareanbietern, allerdings unterschiedlicher Qualität und Zielgruppe.

Ich unterstütze Sie bei der Analyse Ihres Softwarebedarfes, bei der Auswahl Ihrer Software und Ihres zukünftigen Softwarelieferanten, zur Umsetzung der Datenschutz-Grundverordnung. Als langjähriger Mitarbeiter eines Softwareunternehmens der Sozial- und Gesundheitsbranche kenne ich viele Kniffe und Tücken beim Auswahlprozess.

Und als Chefredaktuer von www.social-software.de, der Informationsplattform für Softwarelösungen in der Sozialwirtschaft, habe ich natürlich den vollen 'Durch- und Überblick'.

Nemen Sie Kontakt zu mir auf und wir vereinbaren einen Termin!


 

Handlungsempfehlungen zur Softwareauswahl für Pflege- und Seniorenheime:
3 Schritte zur erfolgreichen Auswahl

Eines vorneweg: Softwareauswahl ist ‚Chefsache’, viele zu lange wurde das Thema in Pflegeeinrichtungen eher stiefmütterlich behandelt. In Zeiten der Digitalisierung gehört das Thema in ins Management und die Leitung von Pflegeeinrichtungen .

Es gibt viele Gründe für die Neuausrichtung der IT-Landschaft oder die Neuanschaffung einer Software im Pflegebereich: Inkompatibilität mit dem neuen Betriebssystem, stagnierende Weiterentwicklung oder schlechter Support zwingen jeden irgendwann zum Wechseln. Bei einer Schwachstellenanalyse treten häufig gängige Probleme zu Tage: Medienbrüche, unvollständige oder fehlende Informationen, Redundanzen, Zeitverzögerungen, die ganze Bandbreite an möglichen  Hindernissen, die einem das Arbeiten innerhalb der Einrichtung mit der Software schwer machen. Wenn man diesbezüglich genau hinschaut – und das machen immer mehr Verantwortliche in diesem Bereich – kann  Software und IT ein sehr hilfreiches Werkzeug, um die eigentlichen Leistungen optimal erbringen zu können. Auf was man achten sollte, wird im Folgenden dargestellt.

Funktionsbereiche und Einsatzfelder von Software in der Pflege

Software ist kein Allheilmittel, kann aber die eigene fachliche Arbeit, bei der richtigen Auswahl der Lösung, sehr gut unterstützen. Dabei ist es sinnvoll, in verschiedenen Funktionsbereichen eine geeignete Branchensoftware einzusetzen:

·      Pflegedokumentation und Dienstplanung, 

·      Leistungsabrechnung und Bewohnerverwaltung,

·      Personalverwaltung und -abrechnung,

·      Rechnungswesen und Controlling (Finanz- und Leistungs-Controlling),

·      Dokumentenmanagement.

Zukunftsweisend sind hier selbstverständlich Management-Informations-Systeme, die der Leitung die Führung erleichtern. Auslastungsgrade und Liquiditätsgrade, Fachkraftquote usw., und das alles auf einen Blick. Darüber hinaus gibt es eine Vielzahl an Softwarelösungen, die einem die Arbeit erleichtern können, wenn man die ‚Richtige’ und das ‚richtige Unternehmen’ auswählt. Mit ihrem Softwarehersteller arbeiten sie in der Regel 10 – 15 Jahre zusammen.

Strukturiertes Vorgehen bei der Softwareauswahl empfehlenswert

Bei der Software-Auswahl ist ein strukturiertes Vorgehen zu empfehlen. Je genauer man die Auswahl plant, desto weniger groß sind die Überraschungen.

In einem ersten Schritt ist die Erstellung eines Anforderungsprofiles notwendig, eine erste Marktorientierung oder bei größeren Projekten die Erarbeitung eines Pflichtenheftes. Dies kann man über eine interne Projektgruppe bewerkstelligen, sinnvoll kann eine Ergänzung durch einen (externen) Markt-Berater sein. Bei der ersten Marktorientierung können Messebesuche (z.B. der ConSozial in Nürnberg, die conhIT in Berlin) helfen, allerdings sind dort immer weniger Softwarehersteller vertreten.

 Auf kleinerer ‚Flamme’ mit weniger Ressourcen helfen aber  auch Internetrecherchen sowie einschlägige Informationsportale, so z.B. social-software.de. Dort sind alle gängigen Hersteller von Software im Sozial- und Gesundheitsmarkt nach allen gängigen Funktionsbereichen gelistet. Durch diese strukturierte und detaillierte Erstauswahl ist gewährleistet, dass man alle in Frage kommenden Software-Hersteller miteinbezieht.

 

Das Fachportal social-software.de (mit mir als Chefredaktuer) unter der Herausgeberschaft der socialnet GmbH liefert umfassende Informationen zu Softwarethemen, ELearning, aber auch zur Sozialbranche, zu Studium- und Fortbildung, Anwenderberichte zu Softwareprojekten, einen Veranstaltungskalender sowie Stellenmarkt. Über 350 Hersteller mit nahezu 1000 Lösungen können über die Suche im Softwarekatalog gefunden werden ).

 

Der zweite Schritt ist die Aufforderung und der Versand des Anforderungsprofiles an die ausgewählten Hersteller. Je nach Projektumfang sollten 6 – 10 Hersteller angeschrieben werden. Diese werden zum Ausfüllen des ‚Pflichtenheft’ aufgefordert. Das Pflichtenheft’ stellt dabei die Gesamtheit aller Forderungen an das später liefernde Unternehmen dar. Der Aufwand lohnt, denn es sollte später Vertragsbestandteil sein. Damit ist gewährlistet, dass die eigenen, erarbeitetet Anforderungen erfüllt werden. Softwarehersteller haben zumeist einen Informationsvorsprung, den man durch vertragliches Festlegen auf die Erfüllung eines Pflichtenheftes Grenzen setzen kann.

Im dritten Schritt laden Sie Softwarehersteller zu Präsentation oder detaillierte Workshops zu Ihnen ins Haus ein. Parallel dazu nehmen Sie Kontakt zu Referenzkunden auf, optimalerweise besuchen Sie diverse Referenzkunden ohne den Hersteller. Selbstverständlich lassen Sie sich Referenzen und Ergebnisse von Zufriedenheitsbefragungen der Kunden geben.

Die Endauswahl nach Sichtung verbindlicher Angebote (unter Berücksichtigung der Angaben aus dem Pflichtenheft) kann anhand einer Nutzwert-Analyse erfolgen, die die Projektgruppe gemeinsam erstellt und auswertet. Dabei fließen neben den monetären Aspekten und den funktional-fachlichen Anforderungen auch Erkenntnisse zu den Unternehmen (Bilanzen, Zukunftsfähigkeit, Mitarbeiterfluktuation) sowie die Referenzkundenbefragungen ein. Die Gewichtung der einzelnen Aspekte wird im Projektteam festgelegt.

Wichtig: Mitarbeiter mit einbeziehen und Prozesse auf den Prüfstand stellen

Wichtig ist von Anfang an der Miteinbezug der Mitarbeiter in den Software-Auswahlprozess. Es gibt kaum etwas ineffizienteres als  später ungenutzte und ungewollte Software. Dabei ist bei der Einführung auch auf ein klares Einführungskonzept mit intensiven Schulungen der Mitarbeiter zu achten.

 

Zu guter Letzt ist die Einführung eines neuen Softwaresystems auch eine gute Möglichkeit, alle Prozesse der Einrichtung auf den Prüfstand zu stellen und bei Bedarf zu optimieren. Wenn das alles Berücksichtigung findet beim Software-Auswahl- und beim Einführungsprojekt, dann kann fast nichts mehr schief gehen.

 

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Uwe Huchler Diplomökonom Univ.  | info@uwehuchler.de - Tel. 07351 - 577320-0